Quand l'informatique fonctionne, personne n'y pense. Quand elle tombe en panne un mardi matin, tout le reste s'arrête : les devis ne partent plus, le logiciel de facturation refuse de s'ouvrir, le téléphone sonne sans que personne ne sache quoi répondre. Pour une TPE, une PME, un artisan ou une association de l'Yonne, la vraie question n'est pas de savoir si l'informatique compte, mais qui s'en occupe.
L'infogérance répond à cette question. Vous confiez la gestion de votre parc informatique à un prestataire, qui le surveille, le maintient et intervient quand un problème survient. Cet article explique ce que cela recouvre au quotidien, à quels signes le reconnaître, comment comparer le coût avec celui d'une panne, et quelles questions poser avant de signer.
Ce que recouvre l'infogérance au quotidien
Le contenu varie d'un prestataire à l'autre. Il doit être écrit noir sur blanc dans le contrat. Dans la pratique, une infogérance couvre en général cinq volets.
Les postes, le réseau et les imprimantes
Les ordinateurs, la box, le Wi-Fi et les imprimantes sont surveillés. Un poste qui ralentit ou un disque qui se remplit est repéré avant que quelqu'un ne vous appelle en disant que « ça ne marche plus ».
Les sauvegardes
Une sauvegarde jamais testée n'est pas vraiment une sauvegarde. Le prestataire doit programmer les copies, vérifier qu'elles se font, et savoir restaurer des fichiers le jour où vous en avez besoin. La méthode la plus courante est décrite dans notre page sur la règle 3-2-1, qui prévoit plusieurs copies sur plusieurs supports.
Les mises à jour
Systèmes, navigateurs, logiciels de bureautique et pare-feu doivent être mis à jour régulièrement, surtout pour les correctifs de sécurité. C'est une tâche peu passionnante, facile à oublier, et pourtant l'une des plus efficaces contre les intrusions.
Les comptes et les accès
Qui a accès à quoi ? Quand un salarié quitte la structure, son compte doit être fermé le jour même. Quand un nouvel arrivant commence, il doit disposer exactement des droits dont il a besoin, ni plus ni moins. Un prestataire tient cette liste à jour, ce qui évite les comptes oubliés qui traînent pendant des mois.
Le support
Il faut un interlocuteur joignable, qui connaît votre environnement et qui intervient souvent à distance. Les délais de réponse doivent être définis dans le contrat, avec les horaires couverts et ce qui est considéré comme urgent. C'est aussi ce même interlocuteur qui doit vous alerter sur les obligations réglementaires qui touchent votre informatique, comme la facturation électronique obligatoire dont le calendrier s'applique déjà à toutes les entreprises.
Les signes qu'il est temps d'y penser
Aucun de ces signes ne prouve à lui seul qu'il faut une infogérance. Plusieurs ensemble, en revanche, indiquent que votre informatique repose sur une personne, ou sur la chance.
- Le « spécialiste » de l'équipe gère l'informatique entre deux tâches, sur son temps de travail, sans mission écrite ni formation.
- Chaque problème est traité dans l'urgence, et rien n'est anticipé.
- Personne ne peut dire avec certitude si les sauvegardes fonctionnent, ni quand la dernière a été vérifiée.
- Certains postes tournent encore avec des systèmes qui ne reçoivent plus de mises à jour.
- Un salarié parti garde parfois ses accès pendant plusieurs semaines.
- Une journée sans ordinateur bloquerait votre activité, mais aucun plan de reprise n'existe.
Si vous vous reconnaissez dans deux ou trois de ces points, l'infogérance mérite d'être étudiée. Si vous vous reconnaissez dans la plupart, ce n'est plus une question de confort : c'est un risque à traiter rapidement.
Combien coûte une panne, et combien coûte l'infogérance
Comparer un forfait mensuel à une panne n'est pas toujours simple, parce qu'une panne ne coûte pas seulement du matériel. Pour faire le calcul, listez plutôt ce que vous perdez : les heures où les personnes ne peuvent plus travailler, les devis ou commandes qui ne partent pas, les clients qui attendent une réponse, et le temps passé à remettre les choses en ordre une fois le problème réglé.
Les tarifs publiés par GLSM sont les suivants : l'infogérance est à 39 euros par mois et par poste, et la sauvegarde externalisée à 29 euros par mois. Pour un bureau de quatre postes, cela représente 156 euros par mois pour l'infogérance, hors sauvegarde externalisée. Mettez ce montant en face du coût d'une seule journée bloquée, calculé avec vos propres données : nombre de personnes concernées, heures perdues, valeur de ces heures.
Ce calcul vous appartient, et il ne tient pas compte de risques plus difficiles à chiffrer, comme la perte définitive de données clients ou une atteinte à votre réputation. Ces risques pèsent souvent plus lourd que le forfait. En cas de blocage par un rançongiciel, reportez-vous à notre page sur ce qu'il faut faire face à un ransomware.
Infogérance ou salarié dédié ?
Embaucher une personne dédiée à l'informatique a du sens à partir d'une certaine taille, quand les besoins sont quotidiens et variés. En dessous, un salarié à temps plein risque de passer une partie de sa semaine sans travail utile, et il devient un point unique de défaillance : quand il est absent, plus rien n'est suivi.
Un prestataire externe apporte une autre force. Il voit passer les mêmes problèmes chez de nombreuses structures, et sait donc les anticiper. Rien n'empêche de combiner les deux, avec une personne en interne qui connaît le métier et un prestataire pour le suivi technique. L'organisation peut être revue chaque année, en fonction de l'évolution de votre activité.
Les questions à poser à un prestataire
Avant de signer, posez ces questions. Une réponse claire est un bon signe. Une réponse floue en est un aussi.
- Qu'est-ce qui est inclus dans le forfait, et qu'est-ce qui sera facturé en plus ?
- Combien de postes et de serveurs sont couverts, et comment est compté un poste ajouté en cours de contrat ?
- Comment sont faites les sauvegardes, à quelle fréquence, et où sont-elles stockées ?
- Avez-vous déjà restauré des données pour un client, et pouvez-vous me décrire la situation ?
- Quels sont les délais de réponse en cas de panne, y compris en dehors des heures d'ouverture ?
- Qui détient les droits administrateur sur mes systèmes, et comment je récupère mes accès si nous nous séparons ?
- Comment mes données clients et celles de mes salariés sont-elles protégées ? Pour les obligations exactes, vérifiez auprès de la CNIL.
- Dans quelles conditions le contrat peut-il être résilié ?
Si vous cherchez un prestataire local, notre page sur l'infogérance informatique dans l'Yonne détaille ce que nous proposons, et celle sur la sauvegarde externalisée explique comment vos copies sont conservées hors de vos locaux.
Questions fréquentes
Une TPE de deux personnes a-t-elle vraiment besoin d'infogérance ?
Pas forcément en permanence. Si votre informatique tient sans incident et que vos sauvegardes sont vérifiées, une assistance ponctuelle peut suffire. Le signal d'alerte, c'est la dépendance à une seule personne ou l'absence de sauvegarde vérifiée, quelle que soit la taille de l'équipe.
L'infogérance dispense-t-elle de former les salariés ?
Non. Un prestataire peut configurer des protections solides, mais une part importante des incidents commence par un message frauduleux ouvert par une personne de bonne foi. La sensibilisation de l'équipe reste indispensable, et le prestataire peut l'accompagner.
Peut-on passer à l'infogérance sans tout reprendre à zéro ?
Dans la plupart des cas, oui. Le prestataire commence généralement par un état des lieux : matériel, logiciels, sauvegardes, comptes d'accès. Cet audit montre ce qui fonctionne déjà et ce qui doit être corrigé en priorité. Il ne remplace pas une vérification au cas par cas, mais il évite de tout remettre en question.
Confier son informatique ne veut pas dire la perdre de vue. Si vous ne savez pas où vous en êtes, écrivez-nous : nous regardons ensemble votre situation, sans engagement.
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